エクセル作業効率アップ。集計編

こんにちは、蝦夷デザインです。

祝!!初投稿です。これからは、有名なソフトの使い方やホームページについてなど、書きたい時に書きたい内容を自由に書いていきたいと思います。

今回は、私がずーっとシステムエンジニアとして企業に出社している時に、Excelを使用してる事務員さんなどがあまりにExcelの機能を使いこなしていないと思っていたので、これだけ覚えておけば作業効率がアップする関数たっだり機能を書いていきます。

他のサイトは、関数と引数の説明を小難しくエクセル関数の仕組みを知らないと理解できないような内容なのでほんわりと書いていきます。

集計関数+小技

集計関数編からです。関数と書かれてもあまり分からない人もいると思いますが、これを使いこなせるだけで作業は楽になります。

合計関数 Sum

Sum関数ぐらいは皆さんご存知ですよね???

範囲選択した、セルの合計値を表示してくれます。

ですが、Sumを使わずして合計値を見る方法があります、ちょっと合計値を見たい時に使えます。

下記の図の株式会社ABCと株式会社POIと有限会社かきくの売上合計額を知りたい時、どのようにしていますか?

エクセル講座例題表1-1

空いているセルに”=C4+C7+C9”と入力してたり、電卓で計算したりしていませんか??

もっと簡単に出てきますよ。

集計したい項目を選択するだけで出てきます。

Shift+集計したいセルをクリックするだけです。

エクセル講座例題表1-2

もう、出てますね。

 

 

 

 

え!??? どこに出てるか分からない人の為に、こちらの画像を見てください。

エクセル講座例題表1-3

右下に出てきています。しかも平均値・データの個数まで出ていますね。

エクセルすごいですね。こんなに簡単に出てきますね。

 

条件付き合計  Sumif

条件に合ったセルの合計を集計する関数ですね。

下記の図を見てください。締め日が10日の売上の合計を出す時、どのようにしますか?

エクセル講座例題表1-4

件数が少ない時は、上記で説明したShift+クリックでも出来ますが、今回はSumif関数を使いましょう。

エクセル講座例題表2-1

引数の説明としては、Sumif(範囲,検索条件,合計範囲)ですね

セルに入力する値としては、”=Sumif(F4:F11,B16,C4:C11)”ですね

表形式すると

エクセル講座例題表2-2

こんな感じですね。

先ほどの10日締めの売上計に”=Sumif($F$4:$F$11,$B16,C$4:C$11)”と入力すると他のセルに貼っても自動計算してくれます。

 

 

 

 

 

こんなの見ても分かりませんね。

 

こんな時は、

小計の関数  Subtotal

もう少し、簡単な方法でやりましょう。表形式には出来ませんが、締め日毎の合計は出てきます。

エクセル講座例題表2-3

3列をクリックし、選択します。

「ホーム」→「並び替えとフィルタ」をクリックし、メニューの中から「フィルター」をクリックします。

 

エクセル講座例題表2-4

▼が表示されます。

締め日の▼をクリックすると

エクセル講座例題表2-5

並び替え・フィルタメニューが表示されます。

フィルターの10日のみチェック付けてOKボタンをクリックします。エクセル講座例題表2-6

締め日が10日のデータのみが表示されましたね。

エクセル講座例題表2-1

売上額を集計したい、セルで上記の場合は”C14″にカーソルがある状態で、「ホーム」→「Σ」ボタンをクリックします。

エクセル講座例題表2-7

セルに”=Subtotal(9,C5:C13)と表示されます。表示されない場合は、集計したいセルを選択して下さい。

「Enter」を押すと

エクセル講座例題表2-8

売上合計が表示されます。

一様、Subtotal関数の引数を書いておきます。

Subtotal(集計方法,参照1)です。

式をコピーして貼り付けると

エクセル講座例題表2-9

すべての項目の合計が見れますね。

しかも、該当件数も左下に出ています。

 

エクセル講座例題表2-10

締め日の並び替え・フィルタメニューの条件を変えるとこんなことも出来ます。

※注意
Subtotal関数の引数の設定によっては、上図のように正確な合計が表示されない場合があります。
その時は、引数を修正するか、一度、Subtotal関数を消してもう一度設定して下さい。

今回は、ここまでにしたいと思います。

本業はWebサイト制作ですが、今後もエクセルの関数+小技を書いていきたい思います。

よく使うソフトから作業効率UPして下さいね。

リクエスト等も受け付けますが、すぐにブログを投稿出来るかわかりませんので、ご了承下さい。

次回は、重複データのチェックなど書いてみたいと思います。